The Position:
Bajo la guía y supervisión general de la Asociada de Administración y Finanzas, el/la Asistente de Administración y Finanzas proporciona asistencia administrativa y financiera al Proyecto ECHO, apoyando al equipo del proyecto para garantizar una planificación y ejecución eficaces del mismo.
Esta función consiste principalmente en proporcionar gestión financiera de calidad a las áreas y actividades del Programa de conformidad con los reglamentos y normas, políticas, procedimientos y directrices correspondientes. Se centra en la implementación y la entrega del programa proporcionando apoyo a la gestión administrativa y financiera para UNFPA República Dominicana.
You will report to: Asociada de Administracion
How you can make a difference:
El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para lograr un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes alcancen su pleno potencial. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025) reafirma la pertinencia de la actual dirección estratégica del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas prevenibles; acabar con la necesidad insatisfecha de planificación familiar; y poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados reflejan nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la consecución de la ICPD y los ODS en la Década de Acción hasta 2030. Nuestro plan estratégico hace un llamamiento a los Estados Miembros de las Naciones Unidas, a las organizaciones y a las personas para que «avancen mejor», al tiempo que abordan los efectos negativos de la pandemia del Covid-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, recuperen los logros perdidos y hagan realidad nuestros objetivos
Job Purpose:
Apoyar al equipo del proyecto para garantizar una planificación y ejecución eficaces del mismo.
You would be responsible for:
Resumen de Funciones Claves:
• Recopilar y resumir información y datos para la formulación de planes de trabajo de proyectos, proyectos de presupuestos anuales/trimestrales, propuestas sobre disposiciones de ejecución y sobre otros temas o cuestiones específicos relacionados con los proyectos.
• Proporcionar apoyo integral en todos los aspectos de la ejecución del proyecto de conformidad con los documentos del proyecto, los planes de trabajo anuales y otros acuerdos entre el UNFPA y los socios responsables. Garantizar la calidad de las prestaciones de los consultores, los beneficiarios y las empresas contratadas; y comunicar las conclusiones al supervisor.
• Garantizar el cumplimiento de los procesos del proyecto con las Políticas y Procedimientos de UNFPA y los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) del UNFPA. Cuando sea necesario, ofrecer orientación al personal del proyecto sobre procesos empresariales, requisitos administrativos y otros requisitos y procedimientos.
• Apoyar la integración de la igualdad de género en la ejecución del proyecto, incluida la recolección y compilación de datos.
• Prestar apoyo administrativo y logístico para garantizar el éxito de la ejecución del proyecto, lo que incluye la organización y coordinación de los actos del proyecto y la selección de los lugares adecuados, la coordinación de los procedimientos de contratación del proyecto, el mantenimiento de los registros y archivos del proyecto, la contratación de los miembros del equipo del proyecto y el apoyo a las actividades de contratación.
Prestar apoyo al seguimiento, la evaluación y la elaboración de informes eficaces sobre los avances en la ejecución de los proyectos.
• Apoyar la aplicación del sistema de supervisión del proyecto en consonancia con su marco de supervisión y evaluación para garantizar el intercambio eficaz de información, la retroalimentación y la elaboración de informes de progreso de alta calidad.
• Recopilar, analizar y presentar información para el seguimiento y la evaluación de la ejecución del proyecto en relación con los objetivos de este, así como con fines de auditoría. Detectar deficiencias en la ejecución y ayudar a subsanarlas en consulta con el supervisor y los socios.
• Ayudar en la organización de visitas de campo y de estudio, misiones, talleres, mesas redondas y conferencias dentro del proyecto.
• Ayudar en la aplicación de una gestión eficaz de los riesgos para el proyecto con un plan de mitigación de riesgos bien documentado. Apoyar el seguimiento de los riesgos previamente identificados y emergentes.
• Supervisar periódicamente los gastos y compromisos en relación con el presupuesto del proyecto y los planes pertinentes, y proporcionar información relacionada con las finanzas para apoyar la ejecución del proyecto. En caso necesario, recomendar medidas correctivas y redactar correspondencia diversa sobre cuestiones financieras, operativas y presupuestarias.
• Preparar y consolidar los informes de proyecto requeridos a tiempo y de acuerdo con las directrices de supervisión y elaboración de informes y los requisitos del donante.
• Garantizar la plena aplicación del proceso del Método Armonizado de Transferencias en Efectivo. (HACT), a través de: La participación en macro-evaluaciones para evaluar los procedimientos y regulaciones gubernamentales y la coordinación y participación en la micro-evaluación de las capacidades financieras (HACT- Método Armonizado de Transferencias en Efectivo) de los socios ejecutores.
• Analizar las propuestas de Plan de Trabajo Anual (PTA), revisar la fortaleza estructural y financiera de los socios ejecutores para evaluar y recomendar la naturaleza de la relación para el manejo de efectivo (por ejemplo, reembolsos, el que el UNFPA haga pagos directamente, etc.).
Relaciones laborales:
Los contactos internos incluyen al Representante Nacional, Oficiales de Programa y el resto del equipo de la oficina. Los contactos externos incluyen: Gobierno, Agencias del Sistema Naciones Unidas, Bancos Multilaterales de Desarrollo, Agencias de Cooperación Internacional, Organizaciones No Gubernamentales.
El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficaz de la Oficina y de la Organización.
Qualifications and Experience:
Education:
- Se requiere educación secundaria, o
- Se tendrá debidamente en cuenta la titulación universitaria en Administración de Empresas, Contabilidad, Administración Pública o campo equivalente, pero no es un requisito.
Knowledge and Experience:
- Experiencia en la preparación de informes financieros y resúmenes
- Conocimiento de las herramientas de seguimiento y evaluación
- Conocimiento de los procesos de gestión de proyectos
- Conocimiento de los procedimientos de contratación de organizaciones nacionales e internacionales
- Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en la web.
Languages:
Fluidez en el idioma Español
Required Competencies:
Values:
- Exemplifying integrity,
- Demonstrating commitment to UNFPA and the UN system,
- Embracing cultural diversity,
- Embracing change
Core Competencies:
- Achieving results,
- Being accountable,
- Developing and applying professional expertise/business acumen,
- Thinking analytically and strategically,
- Working in teams/managing ourselves and our relationships,
Functional Competencies:
- Managing the organization’s financial resources
- Providing procurement services
- Ensuring facilities and assets management
Compensation and Benefits:
This position offers an attractive remuneration package including leave days, health insurance and additional remuneration for pensions and social security obligations.
UNFPA Work Environment:
UNFPA provides a work environment that reflects the values of gender equality, diversity, integrity and healthy work-life balance. We are committed to ensuring gender parity in the organization and therefore encourage women to apply. Individuals from the LGBTQIA+ community, minority ethnic groups, indigenous populations, persons with disabilities, and other underrepresented groups are highly encouraged to apply. UNFPA promotes equal opportunities in terms of appointment, training, compensation and selection for all regardless of personal characteristics and dimensions of diversity. Diversity, Equity and Inclusion is at the heart of UNFPA's workforce - click here to learn more.
Disclaimer:
Selection and engagement of LSC personnel may be subject to background and reference checks, medical clearance and other administrative requirements.
UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or selection process and does not concern itself with information on applicants' bank accounts.
To view the complete job description and apply to this position, click "Apply Now" below.
